【差は歴然!!】説明が上手い人の特徴とは?

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【差は歴然!!】説明が上手い人の特徴とは?

どうもこんにちは。

 

おーりんです。

 

2年前、新卒で会社に入っていざ業務をやることになった時、2人の上司が僕の面倒を見てくれることになりました。

 

 

・説明が分かりやすく、言っている内容がスッと頭に入ってくる上司

・説明が分かりにくく、言っている内容が全然頭に入ってこない上司

 

この2タイプの上司に挟まれて、無意識に説明が分かりやすい人とのそうでない人との差を考えていました。

 

本日は、僕の実体験を元に

 

・説明が上手い人

・説明が下手な人

 

の違いを書いていこうかと思います!!

 

説明が具体的

結論から言いますと、説明が上手い人は言ってること・指示していることが具体的です。

それに対して説明が下手な人というのは曖昧です。

 

下記は実際に僕が新入社員の時に感じた説明が上手い上司と下手な上司の仕事の指示の仕方の違いです。

 

例)仕事を依頼する時 

上手:低迷している売上を上げるため今回この新製品を出すことになったんだけど、販売にあたって企画書が必要だから、まず類似製品の過去3年分の売上推移をExcelでまとめてくれる?それが終わったらまた声かけて!!

下手:新製品出るからとりあえず適当にこの企画書チャチャっとやっといて!

 

 

如何でしょうか?

 

説明が上手い人は仕事を依頼するとき、

  • なぜこの仕事が生まれたのかという背景
  • そしてそれに対してどのようなアプローチが必要なのか『企画書』
  • 企画書にはどんな内容が必要なのか

などなど、説明がとても具体的ですよね。

 

 

それに対して説明が下手な人というのは

  • 背景の説明もしない
  • とりあえずチャチャっとやっといて!

みたいな具体性が全く感じられない指示でした。

 

そして説明が上手い上司の指示は次に自分がどのような行動をすればいいかイメージしやすいのに対して(過去3年分の売上を纏める、その後先輩に声をかける)

説明が下手な上司の指示は次の行動がイメージできません。

 

企画書作れって言われても当時新入社員で作り方もわからなかったので、右往左往することしかできず、何回も何回も質問をして、ようやく具体的な指示を頂いたのを覚えています。

 

説明が上手い人は内容が具体的

 

 

専門用語を多用しない

 

説明が上手い人は相手の知識レベルに合わせて説明することができます。

それに対して説明が下手な人というのは、相手の知識レベルに合わせず、専門用語や専門知識を多用します。

 

 

例)物が見える仕組みを説明している時(知識がない人へ説明する時) 

上手:目の奥には『網膜』という外からの光をキャッチする組織があって、網膜でキャッチした光の情報が脳に送られて僕らは目が見えているんだよ。(図なども用意しながら)

下手:光の電気信号が網膜から視神経乳頭を伝っていき、脳に送られて像ができる。

 

 

如何でしょうか?

説明が上手い人は『網膜』という言葉を『外からの光のキャッチする組織』というできるだけ分かりやすい言葉を使って説明しています。

それに対して説明が下手な人は予備知識もない人に対して『網膜』、『電気信号』、『視神経乳頭』『像』など専門用語を多用し、その専門用語の解説もありません。

 

予備知識がある人に対しての説明であればそれでいいのかもしれませんが、素人に説明するときに専門用語ばかりを多用してしまうと、『え、さっきのどういう意味なんだろう』と考えてしまってそれ以上説明が頭に入ってこなくなります。(実体験)

新入社員の時にこんな感じの説明をされるとマジでちんぷんかんぷん。眠くなるだけ。。。

 

説明が上手い人は専門用語を多用しない

 

 

論理的に筋道立てて話す

 

説明が上手い人は論理的に筋道立てて話します

それに対して説明が下手な人は論理的ではありません。

思いついたことを言ってるだけな気がします。

 

 

先ほどの『仕事を依頼する時』の説明の違いを思い出して欲しいのですが

 

●説明が上手い人

  1. その仕事が生まれた背景・理由
  2. その仕事へのアプローチ法、何をすればいいのか
  3. その仕事をすることで次に発生すること、結果

などなど筋道立てて論理的に話します。

根拠と共に話してくれるのでとても理解しやすいですね。

 

 

●説明が下手な人

上司『とりあえずこれやっておいて!』(いつものルーティン業務かと思いきや)

_____30分後_______

僕『やりました!』

上司『え、全然ちがくね?やり直し!』

僕『え?何が違うんですか?』

上司『いや、今回は色々違うから!!』

僕『え、何がどう違うんですか?』

上司『実はかくかくしかじかなんだ』

僕『そうなんですね、じゃあ作り直します(いや、先に言えよ)』

 

 

というように思いつきで依頼するだけで、部下にこの仕事の本質を理解させようとする気が全くないんですね。

 

説明が上手い人は筋道立てて論理的に話す

 

 

まとめ

 

如何だったでしょうか。

他にもまだまだあるかもしれませんが

 

説明が上手い人の特徴を纏めると

  • 話す内容が具体的
  • 専門用語を多用しない
  • 論理的に話す

2年サラリーマンやって感じたのがこの3つの要素ですね。

ちょうど説明が上手い上司と下手な上司の二人と関わっていたので比較はしやすかったです。

実際に自分が後輩に研修する時などはこの3点意識して説明していました。

 

と、ここまで説明が上手い人と下手な人の差はどこで生まれるかと考えていましたがやはり根底にあるのは

『相手の立場に立っているか否か』だと思いました。

 

相手の立場に立って考えることができれば、新入社員に対して曖昧な指示をすることもないし、専門用語を多用することもないし、、、、

 

全て『相手の立場に立って考える』ということが軸にあれば、自ずとその他の要素も追随してくるのではないかと思います。

 

 

 

 

以上、ここまで読んで頂きありがとうございました!!

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